Online salarisadministratie

ICBS biedt u de mogelijkheid voor een geheel online salarisadministratie. Dit heeft vele voordelen veregeleken met een traditionele papieren salarisadministratie, of de iets modernere lokale digitale salarisadministratie. Hier kunt u lezen over de vele voordelen die deze geheel online salarisadministratie u biedt en de insteek die ICBS ermee heeft. ICBS is namelijk hét systeem voor online salarisadministratie. Eenvoudig, overzichtelijk, snel, veilig, en altijd bereikbaar. Met vele functies om u te ontlasten. Zodat u zich kunt richten op dat waar het voor uw bedrijf om gaat, in plaats van op de boekhouding.

Voorkomen van gevaren bij online salarisadministratie

Online salarisadministratie introduceert een aantal gevaren die bij meer traditionele vormen van administratievoering niet aanwezig zijn. Zo wilt u natuurlijk ten alle tijde bij uw gegevens kunnen, en deze kunnen aanpassen. Hiervoor bent u niet alleen afhankelijk van uw eigen internetverbinding, maar ook van de stabiliteit van een externe server. En natuurlijk wilt u ook zeker zijn dat uw data veilig is, bijvoorbeeld bij onverhoopte calamiteiten.

Wat dat betreft bent u bij ICBS in goede handen. Omdat wij weten dat de bereikbaarheid en veiligheid van uw data van het allerhoogste belang is, hebben wij flink geïnvesteerd in zowel de bereikbaarheid en stabiliteit van onze servers, zodat uw online salarisadministratie altijd te bereiken is. Door state-of-the-art brandblusinstallaties minimaliseren we brandgevaar. Mocht er onverhoopt toch iets gebeuren met onze servers, maken we wekelijks backups van al uw data, en maandelijks backups die we wel een jaar bewaren. Zo kunt u altijd recente data terughalen.

Wat betreft bereikbaarheid: de grootste dreiging voor verlies van bereikbaarheid is natuurlijk stroomuitval. Onze dataservers vallen hierdoor echter niet uit, omdat te allen tijde twee dieselgeneratoren klaarstaan om ze van stroom te voorzien, mocht het reguliere lichtnet in gebreke blijven. Maar ook tegen digitale verstoringen zijn onze servers beveiligd. Alle aanvallen van hackers of worms worden afgeslagen door een geavanceerd Intrusion Detection systeem, En een firewall beschermt de servers verder tegen indringing van buitenaf. Doordat alleen geautoriseerd personeel bij de servers wordt toegelaten is uw online salarisadministratie compleet veilig. En doordat de communicatie tussen uw computer en onze server gebruik maakt van 128 bits SSL encryptie, is ook die communicatie niet te onderscheppen. Zo weet u zeker dat uw personeelsgegevens niet op straat komen te liggen.

Complete online salarisadministratie

Salarisadministratie is een uitgebreid en complex onderwerp. De basis is nog relatief simpel: u betaalt een werknemer voor de door hem gewerkte uren, of simpelweg het contractueel overeengekomen bedrag. Maar zelfs daar moet loonaangifte over gedaan worden, om dingen als loonbelasting niet te vergeten. En wat als de werknemer langdurig ziek wordt? Of onbetaald verlof neemt? Of overuren of bovenwettelijke verlofdagen uitbetaald moet krijgen? Zo worden de zaken snel complexer. Zeker als u meer dan een handvol medewerkers heeft. Iemand inhuren die verstand heeft van dit soort boekhoudingszaken is vaak een kostbare aangelegenheid.

Daarom biedt een softwarepakket als ICBS dé uitkomst. Het is snel, goedkoop en gemakkelijk te gebruiken. En omdat u per medewerker betaalt, betaalt u nooit teveel. Met meer dan 25 medewerkers krijgt u zelfs een aantrekkelijke korting. Zo kunt u voor €2,25 per medewerker al een maand gebruikmaken van ICBS voor ál uw online salarisadministratie. Waarom die nadruk? Omdat andere accountancsoftware hierin vaak in gebreke blijft, en niet alle functionaliteit biedt die u zou wensen of verwachten.

Minimale systeemeisen

Om dat op te vangen, en te voorkomen dat u twee dure softwarepakketten moet aanschaffen hebben wij ICBS ontwikkeld. Dit is een webapplicatie, geaseerd op de nieuwste .NET technieken. Hierdoor is het te gebruiken op een systeem met minimale capaciteit. Het vereist namelijk geen installatie voorbij die van een standaard browser. ICBS ondersteunt hiervoor Chrome, Internet Explorer, Firefox en Safari. U kunt dus zowel op een pc als op een Mac gebruikmaken van ICBS, en zelfs op steeds meer tablets. Hierdoor kunt u overal uw salarisadministratie regelen en inzien, zonder extra last op de schouders van uw IT-afdeling te leggen.

Uitgebreide functies voor online salarisadministratie

Het ICBS systeem begint bij een uitgebreide personeelsadministratie. Hierin kunt u niet allee de persoonsgegevens van uw personeel bijhouden, maar ook zaken als hun functie, afdeling, rooster, salaristabel en -schaal, en eventueel de manager wiens taak het is om hen aan te sturen. Doordat zoveel gegevens worden bijgehouden, is het erg eenvoudig om andere zaken te verwerken. Door bijvoorbeeld iemand als manager aan te wijzen, kunt u hem inzicht geven in het personeel voor wie hij verantwoordelijk is. Als iemand verlof neemt wordt automatisch berekend op hoeveel verlofuren hij recht heeft, en zijn verlof wordt automatisch van zijn tegoed afgetrokken. Ook als er dingen als bovenwettelijke verlofuren, zorgverlof en andere complexere zaken bij komen kijken.

Ook ziekteverzuim is een lastig verhaal, dat door het gebruik van ICBS veel eenvoudiger wordt. Wist u bijvoorbeeld al dat u sinds de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter als werkgever allerlei verplichtingen heeft gedurende het verzuimproces van uw werknemer? Zaken als het inschakelen van een bedrijfsarts en het bijhouden van een re-integratiedossier zijn dingen die vaak vergeten worden. Toch is het zaak dat dit tijdig gebeurt. Als u niet correct handelt kan u namelijk verplicht worden om tot wel 3 jaar na de verzuimmelding het loon van de medewerker door te betalen. Naast dat het de re-integratie van de werknemer kan verhinderen.

ICBS helpt u hiermee door nauwkeurig bij te houden wanneer de verzuimmelding is geweest, en bij te houden wanneer er welke actie van u verwacht wordt. U krijgt dan automatisch bericht als het tijd wordt om bijvoorbeeld een bedrijfsarts in te schakelen, of een evaluatiegesprek met de werknemer te houden. En als u meer persoonlijke handelingen wilt standaardiseren is dat ook prima mogelijk. Wilt u bijvoorbeeld standaard na een week ziekte een kaartje of een bloemetje sturen? ICBS herinnert u eraan.

Automatische verwerking en controle

ICBS voert automatisch controles uit van de door u ingevoerde gegevens, en verwerkt deze in het gehele systeem. Als een werknemer dus bijvoorbeeld onbetaald verlof opneemt, wordt zijn salaris voor die maand daar automatisch aan aangepast. En al die gegevens worden automatisch verwerkt in de opgave loonbelasting. Die hoeft u dan alleen nog maar te controleren, voor u hem met één klik naar de Belastingdienst verstuurt.
En als u meer controle wenst, of de persoonlijke diensten van een van onze accountants, vraag dan vooral naar de mogelijkheden van ons Top pakket. Zo wordt uw online salarisadministratie wel héél makkelijk.