Kenmerken ICB Salarisadministraties

Inhoud

• ICB Salarisadministraties.

• Dienstverlening.
• Salaris.
• Personeel.
• Beveiliging – Backup.
• Overzicht functionaliteiten.

ICB Salarisadministraties

ICB Salarisadministraties is dé aanbieder van HR- en salarisadministratie. Om de HR- en salarisadministratie zo efficiënt mogelijk te kunnen verwerken heeft ICB Salarisadministraties een webapplicatie op de markt gebracht, ICBS. Een webapplicatie waarmee klanten oog kunnen houden op de door ons gevoerde administratie, maar waarmee klanten ook zelf de verschillende HR- en salarisadministraties kunnen voeren.

De functionaliteiten van ICBS zijn enorm ten opzichte van de andere pakketten in de markt. In korte tijd is ICBS een drukbezocht en succesvol online HR- en salarissysteem gebleken, waarmee wij ieder bedrijf kunnen bedienen. Een DGA bedrijf met slechts 1 werknemer tot grote organisatie`s met meer dan 5.000 werknemers, iedere organisatie kan met ICBS zelf online de HR- en salarisadministratie voeren. Uiteraard kan ICB Salarisadministraties ook uw volledige HR- en salarisadministratie uit handen nemen en voor u verzorgen.

Dienstverlening

ICB Salarisadministraties: De nieuwe standaard voor HR- en Salarisadministratie

Met ICBS krijgt u de beschikking over een personeel- en salarissysteem dat benaderbaar is via Internet; ICBS is gebruikersvriendelijk en geschikt voor alle branches.

Heldere, dynamische en moderne interface

ICB Salarisadministraties maakt gebruik van de nieuwste .Net technieken. U kunt uw dashboard(s) zelf inrichten en bepalen welke informatie voor u relevant is en zodoende altijd voor handen moet zien, maar u kunt ook dynamische analyses maken en eenvoudig trends ontdekken.

Geen zorgen meer over ICT

ICBS stelt minimale eisen aan uw huidige ICT-infrastructuur en beschermt daarmee uw investeringen, nu en in de toekomst. ICB Salarisadministraties installeert absoluut niets op uw computer; een internet browser op een PC of Apple (met Internet Explorer, Firefox, Chrome of Safari) is alles wat u nodig heeft. Alle gegevens worden centraal opgeslagen in ons veilige datacentrum. Daarnaast heeft u geen zorgen over backups, beveiliging updates of versie beheer. Kortom geen zorgen over ICT.

De voordelen van ICB Salarisadministraties zijn:

• U beschikt altijd en overal over uw online personeels- en salarisadministratie;
• U kunt zelf bepalen op welk tijdstip de verwerking dient te geschieden (24/7);
• De resultaten zijn na de verwerking direct zichtbaar;
• U heeft geen zorgen meer over onderhoud en updates van software;
• U heeft geen zorgen meer over back-upbestanden en beveiliging;
• U heeft minder administratief Salaris en HR werk;
• Uitstekende workflow;
• Zeer gunstige prijsstelling;

Salaris

ICBS is een gebruiksvriendelijk online salarisprogramma met alle benodigde tools om de HR- en salarisadministratie effectief te verwerken. ICBS is geschikt voor grote en kleine bedrijven in elke branche. Zonder iets te installeren heeft u de beschikking over een altijd  up-to-date salarispakket.

Salaris met ICB Salarisadministraties

Met ICBS kunt u eenvoudig wijzigingen, nieuwe medewerkers en maandelijkse mutaties invoeren. U vindt bijvoorbeeld alle vaste en variabele looncomponenten op één pagina en u kunt eenvoudig toekomstige mutaties invoeren.

Ondersteuning

U verwerkt uw HR- en salarisadministratie met ICBS, maar de salarisexperts van ICB Salarisadministraties zorgen dat uw salarisadministratie op een doelmatige, juiste en tijdige wijze wordt verwerkt. De volgende werkzaamheden zullen door ICB Salarisadministraties worden uitgevoerd:

• Controle van de door u ingevoerde maandelijkse mutaties;
• Controle van de individuele loonstroken;
• Verwerking van een complexe salarismutatie;
• Aanpassingen premie percentages;
• Aanpassingen belastingregelingen;
• Aanpassingen in de CAO en brancheregelingen (pensioen);
• Signalering van minimumlonen / levensloopregeling / vitaliteitsregeling;
• Het maken van proforma berekeningen;
• Het aanmaken van nieuwe looncomponenten;
• Aanpassingen grootboekrekeningen t.b.v. de journaalposten;

Digitale output

Met ICBS kunt u zelf bepalen welke digitale overzichten u maandelijks wilt zien. De digitale output bestaat standaard uit:

• Salarisstroken (indien gewenst met uw logo);
• Betaallijst en eventueel een betaalbestand (Clieop) t.b.v. betaling met uw bankprogramma;
• Journaalposten (indien gewenst op kostenplaats of op medewerker);
• Verzamelloonstaat;

Deze output kan zonder extra kosten worden aangevuld met bijvoorbeeld:

• Rapportage van de aangifte Loonheffingen;
• Rapportage afdrachtverminderingen;
• Rapportage inhoudingen Pensioenfonds;
• Rapportage loonkosten per medewerker;

De TWK-tijdsmodule

Alle gegevens in ICBS worden opgeslagen met een “timestamp”. Dit betekent dat de oude gegevens niet worden overschreven, maar vanaf de “timestamp” worden de nieuwe gegevens getoond. U kunt zodoende met ICBS eenvoudig terugkeren in de tijd, bijvoorbeeld om de historie te bekijken of een Terugwerkende Kracht (TWK)-correctie in te voeren.

Integratie met andere systemen

Aangezien ICBS is ontwikkeld met Microsoft componenten en de nieuwste .Net technieken, is er een volledige integratie mogelijk met andere (Microsoft) systemen, zoals Word, Excel en Outlook. Op eenvoudige wijze kunnen gegevens worden geëxporteerd naar- , en geïmporteerd uit andere interne systemen, zoals uw boekhoudpakket, uw tijdregistratie- of planningssysteem. Of externe systemen, zoals de belastingdienst, uw pensioenfonds, het CBS, uw verzekeraar of uw arbodienst.

Digitale aangifte loonheffingen

Met ICBS is het aanmaken, goedkeuren en verzenden wel erg eenvoudig. Alle aangiftes worden automatisch aangemaakt in ICBS. Vervolgens kunt u deze aangifte online goedkeuren en hij wordt direct verstuurd naar de belastingdienst.

Branches

ICB Salarisadministraties kan iedere branche bedienen.

Personeel

ICBS is een compleet personeelsinformatiesysteem. Uw personeelsgegevens, uw verlofregistratie en uw verzuimregistratie in één online systeem.

Online Personeelszaken

ICB Salarisadministraties staat garant voor een efficiënte invoer van gegevens en een schat aan informatie. Zowel de fulltime HR manager als andere drukbezette managers kunnen hun taak met ICBS sneller en efficiënter voltooien.

Verlofregistratie

Met ICBS kunt u online uw verlof registreren. U kunt ICBS het verlofsaldo laten berekenen en u kunt eenvoudig de verlofaanvragen registeren. Vervolgens kunt u met één druk op de knop een email versturen naar de individuele medewerker of alle medewerkers met de actuele verlofgegevens.

Verzuimregistratie

Met ICBS kunt u eenvoudig en efficiënt het verzuim registreren en begeleiden, waardoor uw werknemer weer sneller aan de slag is én waardoor u voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter. U ontvangt van ICBS per email signalen indien een actief verzuimdossier actie behoeft.

Signalering

Veel personeels- en salarissystemen kennen een signaleringsfunctie, maar ICB Salarisadministraties gaat verder! U kunt niet alleen op ICBS zien wanneer belangrijke gebeurtenissen zich voordoen. U ontvangt uw belangrijke signalen tevens per email.

Dashboard

ICB Salarisadministraties maakt gebruik van de nieuwste .Net technieken. U kunt uw dashboard(s) in ICBS zelf inrichten en bepalen welke informatie voor u relevant is en zodoende altijd voor handen moet zien, maar u kunt ook dynamische analyses maken en eenvoudig trends ontdekken.

Documenten

Met ICBS is het mogelijk om bij iedere werknemer (bijvoorbeeld gescande) documenten op te slaan. U kunt denken aan: contracten, indiensttredingformulieren, verslagen van functioneringsgesprekken en vele andere documenten.

Actiepunten

Zodoende kunnen wij u (indien gewenst) eenvoudig ondersteunen. Bijvoorbeeld als u behoefte heeft aan extra controle van een loonverwerking, de implementatie van een complexe nieuwe salarisadministratie of de verwerking van een complexe salarismutatie.

Workflowmodule

De workflowmodule van ICBS maakt het mogelijk om per bedrijf in te richten welke (HR- en/of salaris-) activiteiten per periode moeten worden uitgevoerd. Tevens kunt u per activiteit instellen wie signalen ontvangt wanneer een signaal daadwerkelijk is uitgevoerd. Met de workflowmodule kunt u precies zien welke activiteiten zijn gepland of reeds zijn afgehandeld. Daarbij kunnen deze activiteiten allemaal (of gedeeltelijk) automatisch worden uitgevoerd.

Registratie van alle relevante personeelsgegevens

Beveiliging – Backup

ICBS is een volledige web-based applicatie en de mogelijkheid bestaat gebruikers tot elk gewenst niveau toegang te geven.

Beveiliging

ICBS is optimaal beveiligd. Bij het inloggen zijn een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Indien u drie keer met een onjuist wachtwoord probeert in te loggen, wordt uw account geblokkeerd. Daarnaast zijn er rechten toegekend aan de gebruikersnaam en het wachtwoord, zodoende kan de ingelogde gebruiker al dan niet gegevens raadplegen, wijzigen, verwijderen en toevoegen.

ICBS is beveiligd met een 128 bits SSL Certificaat, een standaardprotocol voor transactie-veiligheid. Dit is een gecodeerde link tussen onze server en uw browser. Als deze link eenmaal tot stand is gebracht, zal alle informatie tussen onze server en uw browser vertrouwelijk blijven. SSL staat voor Secure Sockets Layer en is de meest gebruikte manier voor het aangaan van beveiligde elektronische transacties op het internet. De methode gebruikt publieke sleutelcryptografie om beveiligd de sessiesleutel te genereren en uit te wisselen. De sessiesleutel wordt gebruikt voor symmetrische versleuteling.

Onze servers worden gehost in een zwaar beveiligd datacenter. Het datacenter is alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel. De ruimtes in het datacenter zijn beveiligd met state of the art brandblusapparatuur die in geval van calamiteiten computergestuurd worden ingeschakeld. Mocht de stroom uit vallen, dan nemen twee dual diesel powered generatoren de elektriciteitsvoorziening over, waardoor de servers altijd blijven draaien, 24 uur per dag, 365 dagen per jaar.

Onze servers staan achter een Checkpoint-1 firewall. De event logfile van de firewall wordt dagelijks gecontroleerd op onregelmatigheden. Tevens is een ISS Proventia Intrusion Detection System geïnstalleerd, waarmee access denial geboden wordt tegen alle malicious requests die niet RFC compliant zijn. Hiermee worden alle aanvallen van hackers en virussen of worms afgeslagen, die bijvoorbeeld gebruik maken van exploits.

Backup

Voor het maken van back-ups zijn alle servers van ICB Salarisadministraties uitgerust met een tape streamer. Er wordt gebruik gemaakt van full back-up acties, waarvan de routine als volgt is vastgesteld:

• Op maandagen wordt een weektape gemaakt, die gedurende een maand bewaard wordt;
• Eens per maand wordt een maandtape gemaakt, die off-site, gedurende 1 jaar bewaard wordt;
• Dagelijks worden de resultaten van de back-up gecontroleerd door een tapelogagent;

Met ICB Salarisadministraties weet u zeker dat u altijd een back-up heeft van uw HR- en salarisgegevens.

Overzicht functionaliteiten.

ICBS is een volledige web-based applicatie en de mogelijkheid bestaat gebruikers tot elk gewenst niveau toegang te geven. Daarnaast kent ICBS een groot aantal functionaliteiten, de belangrijkste zijn:

Systeem

• Zelf gebruikersrollen te definiëren
• Zelf nieuwe gebruikers aan te maken
• ICBS kent (automatische) back-up faciliteiten
• ICBS werkt op een MS-SQL database
• ICBS is gebouwd in Microsoft .Net technologie

Salaris

• Salarisinformatie (incl. e-mailsignalering)
• Onbeperkt aantal bedrijven en medewerkers
• Geschikt voor alle bedrijfstakken
• Proforma en loonkosten altijd direct beschikbaar
• Aangifte en EDM module (incl. e-mailsignalering)
• Snel invoer module vaste- en variabele salarismutaties
• Import personeel- en salarisgegevens uit andere programmatuur, bijvoorbeeld Excel of .xml file
• Export personeel- en salarisgegevens
• Automatische berekening roosterwijziging, salarisverhoging halverwege een periode
• Automatisch vakantiegeld en eindejaarsuitkeringen bij vertrek medewerker
• Alle historische gegevens binnen handbereik
• Zeer eenvoudig zelf TWK berekeningen maken
• Zelf loonberekening uitvoeren en direct controleren
• Zelf model werknemers en bedrijven aanmaken
• Gebruik voorgedefinieerde brancheregelingen, looncomponenten, grootboekrekeningschema’s en salaristabellen of maak ze zelf aan
• Zelf organisatie`s, bedrijven, medewerkers aanmaken
• Koppeling naar pensioenfondsen
• Koppelingen naar vrijwel alle boekhoudpakketten
• Aanpassingen ivm CAO’s, wet- en regelgeving
• Management informatie op het bedrijfsdashboard
• Digitale loonstroken per medewerker met uw bedrijfslogo (per e-mail te verzenden)

Salarisoverzichten

Alle overzichten tevens beschikbaar per medewerker, afdeling, kostenplaats, bedrijf en cumulatief:

• Journaalposten
• Historische overzichten
• Betaallijst en Clieop file
• Loonkosten
• Pensioenafdrachten
• Loonaangiften
• Jaarloonopgave medewerkers
• Mutatie overzicht per periode per gebruiker

Personeel

• Volledige personeelsinformatie door dynamisch organisatie- en bedrijfsdashboard
• Detailinformatie en managementinformatie
• Interactief: geen statische rapporten, maar dynamische analyses
• Eenvoudig zelf rapportages maken en grafieken in rapporten/memo’s kopiëren
• Koppelen van medewerkers aan organisaties, bedrijven en afdelingen
• Zelf lijsten maken, groeperen, selecties maken, opslaan, downdrillen, etc.
• Alle Overzichten eenvoudig te exporteren naar Excel en .Pdf
• Aanpasbare templates van contracten, ontslag-, sanctie- en afwijzingsbrieven
• Eenvoudig zelf gewenste signaleringen instellen
• Een kalender met alle actiepunten en belangrijke data per bedrijf of organisatie
• Toevoegen van verstrekkingen, functies en afdelingen
• Toevoegen van nieuwe leaseauto`s (voer het kenteken in en haal direct auto-informatie op)
• Registreren van absenties met verschillende redenen
• Absentieanalyses op medewerker en afdeling
• Integratie met de ‘Wet Poortwachter’
• Directe link met de bedrijfshulpverlener
• Registratie van vrije dagen
• Online acceptatie van vrije dagen door management
• Onderscheid tussen verschillende groepen medewerkers
• Checklist met actiepunten per medewerker
• Uploaden van documenten per medewerker
• Aantallen FTE’s per afdeling of per bedrijf
• Bekijk de personeelsspreiding door een integratie met Googlemaps
• E-mail ziekmelding aan Arbodienst

Personeelsoverzichten

Alle overzichten tevens beschikbaar per medewerker, afdeling, kostenplaats, bedrijf of organisatie, op peildatum en/of met historie:

• Partnergegevens en kinderen
• Arbeidscontracten
• Verstrekkingen aan medewerkers
• Opleidingen van medewerkers
• Functionering- en beoordelingsgesprekken
• Leaseauto`s en leasemaatschappijen
• Actiepunten
• Headcount